预订企业旅行航班的6条有效技巧

美国员工的收入超过 4.05亿次商务旅行 每年,公司旅行占该国所有长途旅行的16%以上。对于各种行业和规模的许多企业而言,预订公司航班和旅行住宿要求是使商务旅行起步最困难的部分。当您有大量员工前往不同地点旅行时,您可能会担心旅行预算膨胀。

在今天的文章中,我们将探讨企业在公司在线旅行预订方面面临的最常见障碍。我们还将提供详细的解决方案 如何预订公司旅行 同时在不超出预算的前提下使您的业务高效运作,同时又不牺牲旅行内容的质量或员工的安全。

1.    制定公司差旅政策

如果你没有生意 旅行预订程序 到此,您将承担许多不必要的风险。如果企业没有可供员工用来预订差旅的简化流程,那么您将面临一个潜在的错误可能性。在起飞前的最后一刻更改航班或要求升级座位的费用很高。该怎么办?

您需要制定一个便于员工访问和遵循的旅行政策。创建批准流程(或像使用Deem一样将其内置到您的商务旅行预订工具中)和公司批准的商务旅行预订和预订准则。您还需要概述与城市旅行相关的费用的每日津贴。

被取消的航班是一项重大的,有时甚至是掩埋的费用。航空公司提供了将这些已取消的机票用于将来旅行的选项,但前提是必须在到期日期之前将其应用于新的行程。毫无疑问,您的旅行者是忙碌的人们,他们很可能会忘记他们的系统中有未使用的票证正在等待申请。不用担心这个问题有一个简单的解决方案-自动换票。一些企业在线旅行预订工具(例如Deem Work Fource)会标记未使用的机票,然后将其应用到旅行者的下一次机票预订中-不会给旅行者带来麻烦,不会给旅行社打电话,也不会浪费机票。 

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2.    谈判公司旅游航班

飞行是最流行的商务运输方式之一。但是航班可能会变得昂贵,尤其是在公司旅行占您运营的大部分时。如果您有许多不同的员工出差工作,那么如果您不小心的话,这些费用可能会一发不可收拾。

与航空公司合作进行公司旅行时,可以节省:

  • 行李和管理费

  • 升级版

  • 取消和更改费用

  • 航空公司休息室使用权

仅举几个。当您开始四处寻找航空公司供应商时,将其视为长期合作伙伴。如果您可以保证某家航空公司每年有大量的乘客和航班,那么您就可以通过上述价格商定一个折扣。您甚至可以从热门航线的零售价中获得折扣。  

3.    鼓励提前预订公司差旅

时间就是金钱,这比旅游业更真实。如果您的旅客等到最后一分钟才预订机票或酒店客房,那么您的公司最终将支付原本可以避免的费用。在出发日期前21天或更短时间内预订旅行航班和预订将增加您的旅行费用。相反,教育您的旅客至少在预定旅行日期之前一个月-最好是更长的时间预订航班和住宿。为了避免在预订酒店时收取更改费,请确保您鼓励员工仅在提供大量取消和更改政策的酒店预订,从长远来看,这将为您节省很多钱。

4.    节省酒店和住宿的公司价格

您的组织会在同一地点进行很多商务旅行吗?航空公司并不是旅游业唯一需要付费进行谈判的部门。考虑与特定的酒店谈判,为经常旅行的人提供折扣。复杂的在线解决方案(例如HRS)可以提供最便宜的价格,并在价格大幅下降时提醒您。您无需花费时间与多家酒店供应商进行谈判。相反,您可以让软件和AI为你而做。

5.    为每个城市设定每日差旅费

一些公司可能会制定一项公司差旅政策,其中员工需要为他们的食物和交通需求预先付款,但是稍后他们会获得差旅费用报销。这不仅给员工带来不便或压力,而且还会使公司的差旅预算膨胀。相反,要为食物,交通和 公务车服务。考虑给您的旅行者一张专门用于旅行的公司信用卡。商务旅行卡 提供更高的待遇和奖励,最终可以降低您将来的公司差旅费用。

6.    使用在线旅行预订工具来管理您的公司旅行政策

当您创建并实施清晰的商务旅行程序时,您的员工将知道要做出哪些符合您的政策的决定。 公司旅行预订工具可以帮助自动执行此过程。借助公司差旅预订工具,您可以监控员工的差旅,并防止他们在贵公司出现差旅费用之前走出公司差旅政策。商务旅行预订工具会在整个预订过程中显示旅行政策徽章和警告,以鼓励员工在选择航班,酒店和地面交通工具时进行负责任的预订。

预订商务旅行的底线是什么?当您帮助员工时,就可以帮助公司发展。员工花在组织和管理旅行上的时间越少,他们花在工作上的时间就越多。

预订公司旅行并为符合您的政策的旅行者寻找航班和住宿,无需费时或困难。有了周到的政策,议定的价格和明确的旅行者指南,您可以克服任何商务旅行难题。更好的是,您可以在旅途中使旅行者保持快乐和高效。

您是成长中的公司吗?

如果您是一家规模不大但正在成长的公司,则可能会担心您没有足够的预算来购买市场上强大的在线预订解决方案。在这种情况下,您应该考虑在线预订的自助服务或轻量服务,例如Deem Emerging。 要了解更多信息,请访问Deem Emerging.

链接和参考:

//www.bts.gov/archive/publications/america_on_the_go/us_business_travel/entire

//www.fundera.com/business-credit-cards/travel