公司差旅合规的6个最佳实践

遵守公司差旅政策对于降低公司的整体成本很重要 商务旅行 在您的组织中,并确保代表您旅行的员工的安全。发布公司差旅政策以标准化差旅和控制成本为目标的公司可能仍会因不遵守该政策而产生不必要的费用,这通常会使公司陷入高价预订和额外费用的困境。

在发布公司差旅政策时,开始考虑如何与员工沟通该政策以及如何促进和执行合规性很重要。您可以采用以下六个最佳实践来实现公司差旅合规性。

对员工进行合规旅行的沟通,教育和培训

仅仅为您的组织发布公司差旅政策几乎不足以使所有员工在合规性方面处于同一页面。与其他新实施的政策一样,组织需要花费时间和资源与员工就公司差旅方面的新的和修订的期望进行沟通。 

您的一些员工会主动阅读该政策,从内到外学习该政策,并立即开始遵守您的要求。对于其他人,您可能需要提供一些指导和培训,以帮助他们了解期望的内容。无论哪种方式,公司都需要确保员工在意识到合规性之前就已经了解该政策。这只是使球滚动的几种方法:

  • 从有关新公司差旅政策的行政公告开始。让人们知道这是高层战略实施,并告知他们目标收益。

  • 在HR内部网或服务目录上提供旅行政策的副本。鼓励员工阅读。

  • 根据您的政策为旅行合规性创建强​​制性培训计划。让所有员工完成培训,以熟悉策略本身和合规性要求。

公司需要围绕公司差旅政策建立真正的员工敬业度,以帮助员工了解目标收益,政策参数和合规性需求。成功的公司差旅政策需要强大的行政领导和背后的强烈信息,以及用于教育员工合规性的正式战略。

公司需要围绕公司差旅政策建立真正的员工敬业度,以帮助员工了解目标收益,政策参数和合规性需求。成功的公司差旅政策需要强大的行政领导和背后的强烈信息,以及用于教育员工合规性的正式战略。

预订频道中的优惠选项和灵活性

大多数员工都有遵守公司差旅政策的动机,但是重要的是,我们要通过在员工出差时为他们提供选择和灵活性来尽可能地简化合规性。

当我们对员工可以预订的航班和酒店施加严格的限制时,他们可能会难以找到适合自己需求的选择,并很想在批准的预订渠道之外协调他们的旅行和住宿。为了保持合规性,旅客需要选择不同的航空公司,酒店,汽车和火车,以找到适合其不断变化的需求的路线。 

在旅行预订的各个方面都有繁琐的审批流程的公司也将面临违规问题。现场员工需要在需要时自由和灵活地预订自己的旅行解决方案,而无需经过办公室旅行经理来批准他们做出的每个决定。 

专注于为员工提供旅行即服务 

企业旅行行政人员协会(ACTE) 进行了 对350多位企业差旅经理的调查 2015年的一项主要调查结果是,75%的旅行管理者认为,改善旅行者服务可以通过改变旅行者的行为直接转化为更高的旅行政策合规性。如果旅行经理知道让旅行者感到沮丧的原因,并且能够找到缓解这种沮丧的解决方案,那么他们的合规水平将直线上升。但是,许多公司仍然缺乏用于收集反馈和评估旅行者满意度的正规计划,那么组织如何开始改善其旅行者服务呢?

  • 允许员工预订自己的旅行行程。只要他们遵守旅行政策,就可以控制流程。

  • 实施移动旅行预订和移动应用程序以进行旅行更改。使员工更容易从现场创建和修改旅行预订。

  • 了解旅客的需求。一项名为“以旅客为中心在商务航空旅行中的作用”强调了一个事实,旅行经理和旅行者在预订旅行时可能会有不同的需求和优先事项。旅行经理在创建新的预订时将重点放在目的地和折扣上,而旅行者则更加关注航空公司的品牌,机舱配置和旅行者的体验。旅行者服务意味着使您的政策与旅行者的需求保持一致,同时仍力求尽可能地降低成本。

强调员工的安全保障

有时,我们解释特定政策背后原因的方式可能会对员工是否忽略该政策或遵守该政策产生重大影响。强制遵守某些旅行政策的最佳方法之一是,通过解释公司与员工之间存在的谨慎义务,强调对员工安全的保障。

当一名雇员出国旅行代表您的公司时,您将承担对该雇员的谨慎义务-保护他们免受伤害的义务。这种谨慎的责任可以通过多种方式体现在您的公司差旅政策中-也许您要求员工仅在信誉良好的酒店预订住宿,或禁止他们在旅行时预订房屋共享或乘车共享服务。

员工需要了解留在您的预订渠道中以及与您首选的合作伙伴预订住宿的好处-诸如增强安全性,确保公司知道可以找到旅行者的地方,在紧急情况下与酒店运营商的合作等。使出国旅行的员工的预订限制与安全措施保持一致,可以帮助您履行谨慎的职责。

要求员工承担差旅费用

差旅政策不仅仅限制支出和报销,还为预订和批准,紧急程序和其他与公司差旅相关的流程建立了简化的政策。大多数公司之所以执行差旅政策,是因为他们希望在公司差旅流程中引入一致性和标准化,同时降低成本和提高效率,但是只有在员工遵守该政策时才能实现这些目标。

公司需要建立差旅费用责任制,以加强对政策的遵守。这意味着为预订不合规的旅行路线或产生不可报销费用并希望您的组织承担费用的员工带来实际后果。 

在试用期中,一些公司选择对新员工进行更紧密的审计旅行费用,而过去表现出合规的员工将获得更多的自由和更少的监督。无论哪种方式,都需要对差旅费用进行真正的审查,基于差旅政策中的标准进行主观批准,并在员工不遵守规定时得到差旅经理的反馈。 

在商务旅行中,员工需要对所有支出类别的支出负责,包括餐饮和娱乐,酒店,机票和地面交通。旅行政策应准确阐明要求,并建立程序,使旅行者易于遵守。

在商务旅行中,员工需要对所有支出类别的支出负责,包括餐饮和娱乐,酒店,机票和地面交通。旅行政策应准确阐明要求,并建立程序,使旅行者易于遵守。

通过Deem自动执行公司差旅政策

当今最前沿的公司差旅部门正在利用公司差旅预订程序来简化对公司差旅政策的遵守,提高旅行者的满意度和经验,并简化组成公司差旅流程的预定和批准工作流程。

解决方案如 认为工作傅 提供直观的移动应用程序,可引导旅客逐步完成预订和管理行程的过程。可以使用Google的ITA航班搜索引擎为旅行者提供多种选择和灵活性,而自动和动态日历集成使该过程更加便捷,并增强了旅行者的服务和体验。

旅行经理可以利用 认为强大的政策制定者,自动批准旅行,并确保旅行者只能进行符合公司政策的预订。这使员工可以轻松安排满足他们需求并满足您降低成本目标的航班和酒店。 

认为的平台已经为客户节省了数百万美元的预订费用。要了解您可以节省多少,请阅读我们的 最新案例研究 要么 要求演示.