如何在2019年预订公司旅行

想知道如何在2019年预订公司旅行吗?

在2019年预订公司差旅时,旅行经理面临着三个关键挑战:

  1. 尽可能降低旅行成本

  2. 确保员工拥有在旅途中成功所需的工具,资源和资金

  3. 减轻公司差旅的行政负担,并确保系统有效扩展 

当差旅经理实现这三个目标时,公司差旅对组织而言具有成本效益,对旅行者而言既高效又愉悦。尽管如此,旅行经理只能通过提前计划并故意设计一套支持这些目标的公司旅行政策和程序来实现这些目标。为帮助您入门,我们提供了有关如何在2019年预订公司差旅的最佳提示。

制定公司差旅政策

每个有旅行雇员的企业都应制定一项公司旅行政策,以管理谁,什么,何时,何地,为什么以及如何 公司商务旅行。公司差旅政策应根据公司政策,为机票,酒店和地面运输的预订提供有据可查且可重复的协议,以及公司承担哪些费用以及如何提交费用报告。

通过将标准化引入流程,公司差旅政策有助于降低差旅成本。如果没有公司差旅政策,则差旅员工最终会在没有指导的情况下预订酒店或航班-更糟糕的是,这可能并不总是最经济的选择。当您了解有关如何预订公司差旅的更多信息时,您可以更新和修改公司差旅政策以反映您的新智慧并改善结果。

鼓励员工提前预订机票和酒店

当您为员工预订差旅时,您可能已经注意到,随着预订日期的临近,航班和酒店的预订率趋于增加。这是因为航空公司正在利用供需经济学来限制其风险,并在每次运营的航班中最大化其利润。一张没有机票售出的新列出的航班以低价进行广告宣传,但是一旦有很多人购买了机票并且剩余座位很少,那么这些最终座位可以以高价出售。

如果您是一家公司,其盈利能力取决于维持低廉的旅行成本,那么尽早预订机票和酒店以获得最优惠的价格就很重要。如果您知道明年要派人参加会议,请在会议日期宣布后立即预订航班和酒店-您会发现提前计划几乎总是必要的。 

提前预订酒店和航班通常比预订前一天或一周便宜。组织商务旅行时,请尽早计划并尽早预订住宿,以获得最优惠的价格。


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与酒店合作伙伴协商优惠价格

无论您的公司今年将花费数千,数十万还是数百万美元预订酒店,您都可能要考虑与世界领先的国际酒店公司之一就优惠价格进行谈判。 

您可以订立协议,使外出旅行的员工可以以较低的价格预订他们在全球任何一家酒店的住宿。较低的价格意味着您可以减少总体旅行成本,而酒店合作伙伴可以通过为您提供更好的价格来增加通过公司收到的预订数量-这是双赢的。

实施旅行预订的审批流程...

公司差旅政策最重要的功能之一就是帮助控制成本。该政策应为航班,酒店和地面交通预订,每日膳食,娱乐客户以及您打算涵盖的任何其他类别的旅行费用建立成本限制。不过,只有在有人执行的情况下,制定书面政策才有效,这就是为什么对旅行预订制定批准程序很重要的原因。

当公司差旅政策明确规定了允许和不允许的预定类型时,批准旅行预定应该是一个简化的过程。批准人应确保差旅预订符合公司差旅政策中规定的准则,当发生冲突时,请与员工一起修改他们的计划。批准人应有权在需要时在独特或无法预见的情况下允许不符合规定的行程。

...但是让员工更容易独立

作为我们组织旅行政策的制定者,一个关键的挑战是要对与旅行相关的成本和物流进行充分的监督,同时还要允许员工出国旅行时自己制定计划并解决自己的问题。 

一些公司指定旅行经理来协调和预订出国旅行的所有员工的旅行。员工会打电话到办公室,说:“好吧,这就是我的位置,我需要一个住所。”而旅行经理将研究当地的选择,预定价格合理的东西,然后回圈信息。尽管这种安排在某些公司中将严格的成本控制作为优先事项是可行的,但是让员工自己决定留在哪里通常更容易,这当然是在公司政策范围内的。

让我们清楚一点-外出员工需要灵活地进行自己的预订,而且他们不应该依赖组织中的某人来完成预订。为此,当今的领先公司正在自动进行新旅行预订的批准流程,从而可以即时批准来自世界各地的新旅行预订。

建立膳食,交通和娱乐的公平津贴

当我们的员工出差旅行时,他们会以自己所做的一切和一切为荣,向全世界代表您的组织。在为他们预订旅行时,您必须给他们提供工具,使他们立足之本,这意味着为诸如膳食,交通和娱乐之类的事情确定合理的每日津贴。

外出旅行的员工很可能没有厨房或没有时间去杂货店,而且他们依靠雇主提供的合理餐费来提供健康,美味和饱腹感。您的员工可能需要用精美的晚餐或几杯饮料打动潜在客户或合作伙伴,因此我们需要确保为此提供保障。

出国旅行时,员工可能需要用鸡尾酒或晚餐招待潜在的业务合作伙伴或客户。这样的会议对于建立关系和业务成本的一部分很重要。您的公司差旅政策应承认这一点,并补偿员工在国外做生意时的娱乐开支。

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简化费用报告和报销

对于经常出差的员工,费用报告可能是一个主要的时间浪费,并且会浪费生产力。企业应尽可能使费用报告流程自动化,以减少或消除对手工报告的需求,并帮助他们的员工在办公室或旅途中保持生产力。

一些公司让员工自付费用,然后在以后偿还他们的索赔费用,而另一些公司则为员工分配一张公司信用卡,以便他们直接向公司收取差旅费用。前者系统激励员工减少其差旅费用,而后者系统可简化报告流程。

发挥创意以节省成本

当您每年为员工花费数以千计的航班和酒店费用时,略微更改一下程序就可以节省多达数千美元。 

如果您的员工定期预订航班,则应建议他们注册一个航班奖励计划,在该计划中他们可以赚取免费或打折机票的积分。  

使用软件使公司差旅流程自动化

认为的公司旅行预订解决方案 使公司可以轻松地对其旅行预订进行监督并控制成本,同时使员工可以灵活地控制他们的旅行安排。 认为工作傅 提供了一套基于云的移动应用程序,可让您的旅行员工与全球领先的旅行预订服务保持联系。公司可以自定义Deem以仅允许 符合预先定义的公司政策的旅行预订,自动化批准流程,并赋予员工最终自由预订符合政策的旅行路线的权利。